Firma eventowa może zaproponować świetny koncept, ale jakość oferty zaczyna się wcześniej niż od pomysłów. Zaczyna się od briefu. Jeżeli jedna agencja dostaje informację „chcemy integrację dla 120 osób”, a druga dodatkowo zna cel, priorytety, ograniczenia i sposób podejmowania decyzji, trudno później uczciwie porównać ich propozycje. Każda odpowiada wtedy na trochę inne pytanie.
Dlatego przed wysłaniem zapytania warto przygotować brief 60/40. Około 60% dokumentu powinno opisywać rzeczy, których organizator nie ma zgadywać: po co powstaje wydarzenie, dla kogo, kiedy, w jakim budżecie i które elementy są nienegocjowalne. Pozostałe 40% zostawcie otwarte na rozwiązania. To właśnie tam firma eventowa może pokazać sposób myślenia, zamiast jedynie odtworzyć listę życzeń.
XOXO Party nie jest agencją eventową. Jesteśmy klubem i przestrzenią eventową w centrum Warszawy, w której organizujemy wydarzenia firmowe oraz współpracujemy zarówno bezpośrednio z klientami, jak i z zewnętrznymi agencjami. Z perspektywy obiektu dobrze przygotowany brief ma jeszcze jedną zaletę: szybciej pokazuje, które potrzeby można zrealizować gotowym zapleczem miejsca, a które wymagają dodatkowej produkcji.
Firma eventowa potrzebuje briefu, który nie jest ani pusty, ani zamknięty
Dwa skrajne briefy prowadzą do podobnego problemu. Pierwszy brzmi: „zróbcie coś ciekawego”. Organizator musi odgadnąć oczekiwania, a klient później ocenia pomysły według kryteriów, których wcześniej nie ujawnił. Drugi brief ma kilkanaście stron i z góry określa niemal każdy element wydarzenia. Wtedy trudno ocenić kreatywność partnera, bo zostaje mu głównie wycena gotowego scenariusza.
Model 60/40 rozdziela wymagania od rozwiązań. Po stronie zamkniętej wpisujecie fakty i decyzje biznesowe. Po stronie otwartej opisujecie rezultat, którego oczekujecie, ale nie narzucacie od razu narzędzia. Jeśli planujecie wydarzenie w Warszawie i chcecie zobaczyć zakres, który możemy przygotować bezpośrednio w naszym klubie, punktem odniesienia jest oferta imprez firmowych XOXO Party.
60%: fakty i granice
Cel, liczba i profil gości, termin, ramy czasowe, budżet, wymagania marki, elementy obowiązkowe oraz sposób akceptacji decyzji.
40%: pole na rozwiązania
Rytm wieczoru, sposób wykorzystania przestrzeni, oprawa, format cateringu, moment wspólny i detale, które organizator może zaproponować po swojemu.
Najpierw zamknij siedem informacji, których nikt nie powinien interpretować za Ciebie
Dobry brief powinien jednoznacznie odpowiadać na pytania o cel, uczestników, termin, skalę, budżet, obowiązkowe elementy i proces decyzyjny. Nie wystarczy napisać „event ma być premium” albo „ma integrować”. Lepiej doprecyzować, po czym po wydarzeniu poznacie, że cel został osiągnięty. Czy ważniejsze jest poznanie kilku działów, świętowanie wyniku, prezentacja nowego produktu, podziękowanie pracownikom czy reprezentacyjny charakter spotkania?
Równie ważna jest informacja o gościach. Sto osób z jednego biura i sto osób z kilku oddziałów może potrzebować zupełnie innego początku wieczoru. Inaczej projektuje się wydarzenie dla zespołu, który zna się bardzo dobrze, a inaczej spotkanie z partnerami biznesowymi. Im precyzyjniej opiszecie odbiorców, tym mniej miejsca zostaje na kosztowne założenia.
Siedem pól części zamkniętej
✓ Cel wydarzenia zapisany jednym konkretnym zdaniem.
✓ Liczba gości oraz krótki opis tego, kim są uczestnicy.
✓ Termin, przewidywana długość i ważne ograniczenia czasowe.
✓ Realne ramy budżetowe albo przynajmniej poziom, którego oferta nie może przekroczyć.
✓ Elementy obowiązkowe: na przykład prezentacja, przemówienie, branding lub część taneczna.
✓ Ograniczenia marki i oczekiwany charakter wydarzenia.
✓ Osoba decyzyjna oraz sposób i termin akceptowania kluczowych zmian.
W części otwartej opisuj potrzebę, nie gotowy rekwizyt
Najwięcej wartości powstaje wtedy, gdy brief mówi, co ma się wydarzyć z gościem, ale nie przesądza od razu, jak organizator ma to osiągnąć. Zamiast pisać „potrzebujemy trzech atrakcji”, można napisać: „chcemy, aby osoby z różnych działów miały kilka naturalnych powodów do rozmowy”. Zamiast „potrzebujemy rozbudowanej scenografii” lepiej określić, że marka ma być wyraźnie obecna w kluczowym momencie wydarzenia.
Taka zmiana języka otwiera pole do porównania pomysłów. Jedna firma eventowa może zaproponować rozwiązanie wymagające dodatkowej produkcji, inna wykorzysta istniejącą przestrzeń i przesunie budżet na program albo serwis. W obu przypadkach możecie ocenić, czy metoda rzeczywiście odpowiada na tę samą potrzebę. Bez tego łatwo porównywać liczbę pozycji w kosztorysie zamiast jakości koncepcji.
Organizacja eventu firmowego zaczyna się od pięciu rezultatów, nie pięciu atrakcji
W otwartej części briefu warto zapisać pięć oczekiwanych rezultatów. Pierwszy dotyczy wejścia: jak gość ma czuć się w pierwszych minutach? Drugi opisuje główny moment wspólny. Trzeci dotyczy rozmów i relacji. Czwarty określa poziom formalności gastronomii i serwisu. Piąty opisuje finał: czy ma być spokojny, reprezentacyjny, czy muzyczny i klubowy.
Dopiero do tych rezultatów dobiera się narzędzia. W XOXO Party można wykorzystać między innymi scenę, ekran 16 m², 13 telewizorów, profesjonalne nagłośnienie i oświetlenie sceniczne, catering, trzy bary, strefy VIP oraz parkiet. Całość wspiera dedykowany manager eventu. Szerszy obraz przestrzeni i jej charakteru pokazujemy na stronie głównej XOXO Party.
Porównuj oferty według tych samych sześciu kolumn
Gdy odpowiedzi wrócą, nie zaczynajcie od sumy na ostatniej stronie. Najpierw sprawdźcie, czy propozycje obejmują ten sam zakres. Jedna wycena może zawierać koordynację, technikę i obsługę, a inna pokazywać te elementy jako opcje. Różnica w cenie nie mówi wtedy jeszcze nic o rzeczywistym koszcie całego wydarzenia.
Najprostsze rozwiązanie to arkusz z sześcioma kolumnami: cel, przestrzeń, produkcja i technika, gastronomia i serwis, program, koordynacja. Do każdej oferty wpiszcie, co dokładnie jest zawarte, co jest opcjonalne i czego w ogóle nie wyceniono. Dopiero później porównujcie budżet. Taki układ chroni przed sytuacją, w której najtańsza propozycja okazuje się tylko najkrótszą listą.
Zwróćcie też uwagę na założenia zapisane małym drukiem w sensie organizacyjnym, nie tylko formalnym. Czy cena techniki obejmuje obsługę przez cały event? Kto dostarcza materiały na ekrany i kiedy muszą być gotowe? Czy podana kwota cateringu odpowiada przewidywanej liczbie gości oraz wybranemu formatowi serwisu? Kto koordynuje zmianę między częścią oficjalną a integracją? Im więcej takich odpowiedzi znajduje się już w propozycji, tym łatwiej ocenić nie tylko koszt, lecz również dojrzałość planu. Oferta powinna pozwalać zobaczyć mechanizm realizacji, a nie wyłącznie atrakcyjny efekt końcowy.
Zakres
Co jest w cenie bazowej, co pozostaje opcją, a co klient musi zapewnić samodzielnie?
Odpowiedzialność
Kto podejmuje decyzję i kto odpowiada za gotowość elementu w dniu realizacji?
Wpływ na cel
Czy dana pozycja rozwiązuje problem z briefu, czy pojawiła się dlatego, że dobrze wygląda w prezentacji?
Firma eventowa czy bezpośrednia współpraca z obiektem?
Nie ma jednej odpowiedzi dla każdego wydarzenia. Zewnętrzna firma eventowa może być szczególnie przydatna, gdy projekt obejmuje rozbudowaną kreację, wielu niezależnych dostawców, działania poza jednym obiektem albo potrzebę prowadzenia całej produkcji po stronie jednego partnera. W innych przypadkach klient zna już miejsce i format, a większość potrzeb może zostać obsłużona bezpośrednio przez venue. Wtedy dodatkowa warstwa organizacyjna nie zawsze jest konieczna.
W XOXO Party działają oba modele. Agencja może przyjść z własnym scenariuszem i identyfikacją, a my uzgadniamy wykorzystanie przestrzeni, techniki oraz serwisu. Firma planująca wydarzenie samodzielnie może natomiast pracować bezpośrednio z naszym managerem i skorzystać z gotowego zaplecza klubu. Najważniejsze jest nie to, ile podmiotów uczestniczy w projekcie, lecz czy każda odpowiedzialność ma konkretnego właściciela.
Brief powinien pokazać także, jak bardzo reprezentacyjne ma być wydarzenie
Integracja pracownicza, premiera produktu i gala mogą mieć podobną liczbę gości, ale zupełnie inne wymagania dotyczące serwisu, sceny i formalności. Samo określenie „event firmowy” nie wystarczy. Jeżeli wydarzenie ma ważną część reprezentacyjną, wpiszcie to w brief już na początku. Dzięki temu organizator nie przeznaczy większości energii na luźną aktywność, gdy najważniejszym momentem ma być przemówienie zarządu albo wręczenie wyróżnień.
Przy bardziej eleganckich realizacjach pomocnym punktem odniesienia jest nasza oferta bankietów i gal. Pokazuje ona zakres przestrzeni, menu, serwisu, sceny i multimediów dostępnych przy wydarzeniach reprezentacyjnych. Zdjęcia różnych stref można dodatkowo obejrzeć w galerii XOXO Party.
FAQ – firma eventowa i dobry brief
Co powinna dostać firma eventowa w pierwszym briefie?
Najważniejsze są cel wydarzenia, liczba i profil uczestników, termin, ramy budżetowe, elementy obowiązkowe, ograniczenia marki oraz informacja, kto podejmuje decyzje. Nie trzeba na tym etapie projektować każdego punktu programu.
Czy w briefie trzeba podawać budżet?
Podanie realnych ram budżetowych pomaga przygotować rozwiązania odpowiadające możliwościom projektu. Jeśli dokładna kwota nie jest jeszcze zatwierdzona, można określić przedział albo maksymalny poziom, którego propozycja nie powinna przekroczyć.
Jak porównać dwie oferty eventowe?
Najpierw ujednolić zakres. Porównajcie osobno przestrzeń, technikę, gastronomię, program, obsługę i koordynację. Przy każdej pozycji zaznaczcie, czy jest zawarta w cenie, opcjonalna czy pozostaje po stronie klienta. Dopiero później zestawiajcie sumy.
Czy XOXO Party jest firmą eventową?
Nie. XOXO Party jest klubem i przestrzenią eventową w centrum Warszawy. Organizujemy wydarzenia w naszym obiekcie i możemy współpracować bezpośrednio z klientem albo z zewnętrzną agencją prowadzącą projekt.
Czy agencja może realizować własny scenariusz w XOXO Party?
Tak. Możemy współpracować z agencją, która prowadzi własną koncepcję, scenariusz i identyfikację. Wykorzystanie przestrzeni, techniki i elementów dodatkowych uzgadniamy wcześniej z naszym managerem, aby zakres był spójny z możliwościami obiektu.
Zanim poprosisz o pomysły, ustal to, czego pomysł nie może zmienić
Brief 60/40 pozwala zachować równowagę między kontrolą a kreatywnością. Klient jasno definiuje cel, gości, budżet i granice projektu, a organizator dostaje przestrzeń, żeby pokazać własny sposób dojścia do rezultatu. Tak przygotowane propozycje łatwiej porównywać i rozwijać bez ciągłego wracania do podstaw.
Kontakt
