Impreza integracyjna dla firm – rozdziel momenty, które konkurują o uwagę zespołu

Zacznij od mapy konfliktów, a nie od harmonogramu

Klasyczny harmonogram pokazuje, co ma wydarzyć się o konkretnej godzinie. Mapa konfliktów odpowiada na inne pytanie: jakie aktywności korzystają z tej samej uwagi, przestrzeni albo czasu uczestnika? Jeżeli dwa elementy potrzebują od gościa czegoś zupełnie innego, ich jednoczesne uruchomienie może obniżyć jakość obu.

Najprostszy przykład to wystąpienie i catering. Osoba przemawiająca chce uwagi, natomiast serwis naturalnie uruchamia przemieszczanie się, rozmowy i podejmowanie decyzji. Zamiast próbować pogodzić te zachowania, lepiej rozdzielić je w czasie. Przy projektowaniu pełnego scenariusza możemy wykorzystać możliwości opisane w naszej ofercie imprez firmowych w XOXO Party.

Nie uruchamiaj cateringu wtedy, gdy chcesz zebrać wszystkich

Jedzenie bardzo skutecznie zmienia zachowanie grupy. Uczestnicy wstają, przemieszczają się, spotykają przy bufecie, zaczynają rozmowy i przestają funkcjonować jako jedna publiczność. To ogromna zaleta podczas integracji, ale problem, jeśli w tym samym momencie rozpoczyna się prezentacja albo podsumowanie.

Lepszy scenariusz wykorzystuje catering jako naturalne przejście pomiędzy punktami wymagającymi wspólnej uwagi. Najpierw krótki komunikat, później swobodna część z jedzeniem i rozmowami, a następnie kolejny wyraźny moment programu. Impreza integracyjna dla pracowników nie powinna zmuszać gości do wybierania, czy chcą słuchać prowadzącego, czy skorzystać z serwisu.

Rozmowa i głośny finał nie muszą zaczynać się jednocześnie

Jednym z celów integracji jest stworzenie warunków, w których ludzie mogą porozmawiać poza codziennym kontekstem zawodowym. Taki kontakt wymaga jednak chwili spokoju. Jeśli bardzo dynamiczna część muzyczna rozpocznie się zbyt wcześnie, osoby nastawione na rozmowę mogą stracić właśnie ten fragment wieczoru, który był dla nich najcenniejszy.

Nie oznacza to, że trzeba wybierać pomiędzy rozmową a parkietem. W klubowej przestrzeni można świadomie zmieniać rytm. Początek daje czas na spotkanie zespołu i catering, część środkowa wprowadza wspólne punkty, a później DJ i parkiet przejmują większą część energii wydarzenia. Wtedy kolejne etapy wspierają się zamiast wzajemnie wykluczać.

Część oficjalna powinna dostać własne okno

W wielu firmach integracja łączy się z krótkim wystąpieniem zarządu, podsumowaniem projektu, prezentacją lub podziękowaniem pracownikom. Takie elementy nie muszą nadawać wydarzeniu formalnego charakteru, jeżeli mają określony początek i koniec. Największy problem pojawia się wtedy, gdy część oficjalna rozlewa się na inne momenty wieczoru.

W XOXO Party możemy wykorzystać scenę, ekran 16 m² i 13 telewizorów do firmowych prezentacji oraz materiałów. Warto jednak wcześniej ustalić jedno czytelne okno, w którym wszyscy wiedzą, że na chwilę kierujemy uwagę w to samo miejsce. Po jego zakończeniu goście powinni dostać jasny sygnał, że wracamy do swobodniejszej integracji.

Jeżeli wydarzenie ma bardziej uroczysty charakter, z rozbudowaną częścią oficjalną, pomocne może być również porównanie możliwości organizacji bankietów i gal. Taki format naturalnie inaczej rozkłada akcenty niż typowa impreza integracyjna firmowa.

Atrakcja przegrywa, jeśli musi konkurować z najlepszym momentem wieczoru

Organizator czasami planuje dodatkową atrakcję dokładnie wtedy, gdy atmosfera zaczyna działać sama. Goście rozmawiają, grupa miesza się naturalnie, parkiet się zapełnia – i właśnie w tym momencie program zatrzymuje wszystko, ponieważ nadeszła zapisana wcześniej godzina kolejnego punktu.

Warto odwrócić tę logikę. Atrakcja powinna pomagać wtedy, gdy wydarzenie potrzebuje impulsu, wspólnego momentu albo zmiany tempa. Jeżeli uczestnicy już dobrze wykorzystują przestrzeń, nie trzeba ich odrywać tylko dlatego, że harmonogram przewidywał kolejny element. Przy wynajmie całego klubu na wyłączność firma może mieć własny harmonogram, a dedykowany DJ dopasowuje oprawę muzyczną do ustalonych wytycznych.

Trzy bary nie oznaczają trzech kolejnych punktów programu

Dobra przestrzeń eventowa nie musi cały czas mówić uczestnikom, co mają robić. Część infrastruktury powinna po prostu pozostawać dostępna i obsługiwać naturalne decyzje gości. Bary, miejsca do rozmów, catering czy późniejszy parkiet mogą działać równolegle, ponieważ nie wymagają od każdego identycznego zachowania.

To właśnie odróżnia element programu od elementu środowiska wydarzenia. Pierwszy zatrzymuje lub kieruje grupę. Drugi daje możliwość wyboru. Im więcej uczestników liczy integracja, tym bardziej potrzebna jest ta druga warstwa, ponieważ nie każdy pracownik chce w tej samej minucie rozmawiać, jeść albo tańczyć.

Charakter całego XOXO Party, jego klubową przestrzeń i typy organizowanych wydarzeń można zobaczyć również na stronie głównej XOXO Party. Przy zamkniętej imprezie firmowej możemy zapewnić prywatną szatnię, pełną obsługę, indywidualne menu i strefę cateringową oraz własny scenariusz wydarzenia.

Przed zatwierdzeniem programu zrób test dwóch kolumn

Na kartce albo w arkuszu zapisz po lewej wszystkie ważne elementy wieczoru. Po prawej dopisz, czego każdy z nich potrzebuje od uczestnika. Przemówienie potrzebuje uwagi. Catering – ruchu i swobody. Rozmowa – czasu i odpowiedniego poziomu dźwięku. Parkiet – energii. Prezentacja – widoczności oraz skupienia. Już samo takie zestawienie często ujawnia konflikty.

Potem sprawdź sąsiednie pozycje harmonogramu. Jeżeli wymagają przeciwstawnych zachowań jednocześnie, rozsuń je. Jeśli jedna naturalnie uruchamia drugą, pozostaw je blisko siebie. Catering może prowadzić do rozmów, wspólne podsumowanie może otwierać swobodną część, a DJ może przejąć energię wtedy, gdy oficjalne punkty wieczoru są już zakończone.

FAQ – impreza integracyjna dla firm