Organizacja bankietów dla firm staje się znacznie prostsza, gdy zamiast zaczynać od listy atrakcji, menu i wyposażenia przygotujecie jedną stronę briefu. Taki dokument nie ma opisywać całego wydarzenia minuta po minucie. Ma sprawić, że osoba po stronie firmy, miejsce i obsługa od początku pracują nad tym samym wieczorem.
Najlepszy brief jest krótki, ale decyzyjny. Określa po co spotykają się goście, kto bierze udział, który moment ma największą rangę, jak powinno zmieniać się tempo oraz czego organizator nie chce. Dzięki temu łatwiej porównać propozycje i szybciej zauważyć, czy wybrane miejsce wspiera scenariusz, czy tylko dostarcza pojedyncze elementy.
W XOXO Party organizujemy bankiety, gale, jubileusze i uroczyste kolacje w klubie oraz przestrzeni eventowej w centrum Warszawy. Pełny zakres możliwości opisujemy w ofercie bankietów i gal. Tutaj skupiamy się na narzędziu, które warto przygotować jeszcze przed rozmową o szczegółach: jednostronicowym briefie.
Organizacja bankietów dla firm: brief, który mieści się na jednej stronie
Jedna strona wymusza priorytety. Jeśli nie potraficie zmieścić założeń w krótkim dokumencie, prawdopodobnie część decyzji nadal nie ma hierarchii. Nie chodzi o rezygnację ze szczegółów technicznych. Te pojawią się później. Na początku potrzebny jest wspólny obraz wydarzenia, który można przeczytać w kilka minut i od razu zrozumieć, co jest naprawdę ważne.
Dobrze zbudowany brief powinien być użyteczny także wtedy, gdy trafi do osoby, która nie uczestniczyła w pierwszych rozmowach. Jeżeli po przeczytaniu nadal trzeba pytać, czy to ma być reprezentacyjna gala, jubileusz dla zespołu czy wieczór dla partnerów biznesowych, dokument jest jeszcze zbyt ogólny.
Sześć zdań, które powinny znaleźć się w briefie
✓ Organizujemy wydarzenie, ponieważ…
✓ Zapraszamy przede wszystkim…
✓ Najważniejszym wspólnym momentem będzie…
✓ Przez większość wieczoru goście powinni móc…
✓ Finał wydarzenia ma mieć energię…
✓ Nie chcemy, aby wydarzenie zamieniło się w…
Najpierw efekt dla gościa, dopiero później lista elementów
Bankiety firmowe łatwo przeładować, ponieważ niemal każdy pomysł osobno brzmi atrakcyjnie. Kolejne wystąpienie, dodatkowy materiał na ekranie, rozbudowane menu, jeszcze jeden punkt programu i późniejsza muzyka mogą jednak konkurować o ten sam zasób: uwagę uczestnika. Brief powinien więc zaczynać się od doświadczenia gościa, a nie od katalogu możliwości.
Przydatne pytanie brzmi: co uczestnik ma zrobić bez instrukcji? Czy po wejściu powinien od razu rozpocząć rozmowy, czy najpierw skierować uwagę na część powitalną? Czy po oficjalnym punkcie ma wrócić do serwisu i relacji, czy wydarzenie od razu przechodzi w swobodniejszy finał? Takie odpowiedzi pozwalają później zdecydować, jaką rolę mają pełnić przestrzeń, catering, bary, scena i multimedia.
Musi być
Elementy wynikające bezpośrednio z celu wydarzenia: na przykład scena dla wyróżnień, konkretna forma prezentacji albo określony charakter serwisu.
Może się zmienić
Decyzje, które warto dopasować do miejsca i liczby gości: ustawienie przestrzeni, kolejność serwisu, długość części wspólnej czy moment zmiany energii.
Chcemy propozycji
Obszary, w których organizator nie musi z góry narzucać rozwiązania. Dobry brief mówi wtedy o efekcie, a miejsce może zaproponować sposób jego osiągnięcia.
Liczba gości to za mało. Dopisz, dla kogo naprawdę jest ten wieczór
Sto osób nie zawsze oznacza ten sam bankiet. Inaczej zachowuje się zespół, który pracuje razem codziennie, inaczej mieszana grupa pracowników i partnerów, a jeszcze inaczej goście, którzy spotykają się po raz pierwszy. W briefie warto więc dopisać nie tylko przewidywaną frekwencję, lecz także strukturę uczestników i relacje, które wydarzenie ma ułatwić.
Jeżeli bankiet jest częścią większego programu firmowego, pomocna będzie także odpowiedź, z jakiego stanu wchodzą goście. Po całym dniu konferencji potrzebują innego początku niż osoby przychodzące specjalnie na wieczorną galę. Więcej formatów wydarzeń dla biznesu opisujemy w ofercie imprez firmowych XOXO Party.
Brief powinien zawierać także granice, nie tylko życzenia
Jedną z najbardziej praktycznych części dokumentu jest krótkie pole „czego nie chcemy”. Pozwala uniknąć sytuacji, w której oferta technicznie spełnia wszystkie wymagania, ale prowadzi wydarzenie w niepożądanym kierunku. Dla jednej firmy będzie to zbyt długa część sceniczna, dla innej konieczność przemieszczania gości między kilkoma adresami, a dla jeszcze innej zbyt formalny charakter całego wieczoru.
Granice nie muszą być sztywne. Ich zadaniem jest wyjaśnienie intencji. Jeśli organizator zapisze, że nie chce zatrzymywać rozmów co kilkanaście minut, łatwiej ułożyć scenę i serwis tak, aby wspólna uwaga pojawiała się tylko w momentach, które naprawdę na nią zasługują.
Przykładowe granice do wpisania w brief
• Nie chcemy rozbudowywać programu tylko po to, aby wypełnić czas.
• Nie chcemy, aby serwis odciągał uwagę od najważniejszego momentu na scenie.
• Nie chcemy, aby wszyscy goście musieli przez cały wieczór robić to samo.
• Nie chcemy kończyć części oficjalnej bez jasnego przejścia do dalszej części wydarzenia.
Jak jedna strona przekłada się na realny bankiet w XOXO Party
Gdy znamy cel, strukturę gości, kluczowy moment i oczekiwany finał, możemy dobrać funkcje przestrzeni do konkretnego scenariusza. W XOXO Party mamy scenę na przemówienia i prezentacje, ekran 16 m² oraz 13 telewizorów, profesjonalne nagłośnienie i oświetlenie, indywidualne menu bankietowe, serwis kelnerski oraz trzy bary. Przy wydarzeniu na wyłączność dostępna jest również prywatna szatnia, pełna obsługa i własny harmonogram.
Nie oznacza to, że każdy bankiet powinien korzystać ze wszystkiego. Krótki brief pomaga zdecydować, które elementy mają pracować na rangę wydarzenia, które na wygodę gości, a które pozostają w tle. Nasz klub i sposób organizacji różnych wydarzeń możecie także zobaczyć na stronie głównej XOXO Party.
Pięciominutowa kontrola briefu przed wysłaniem zapytania
Przed wysłaniem dokumentu warto zrobić prosty test. Dajcie brief osobie, która zna firmę, ale nie uczestniczyła w przygotowaniach. Po kilku minutach powinna umieć powiedzieć, po co odbywa się bankiet, kto jest najważniejszym gościem, który moment wymaga wspólnej uwagi i jak ma skończyć się wieczór. Jeśli odpowiedzi są różne, warto poprawić brief przed porównywaniem miejsc i ofert.
Drugi test dotyczy decyzji otwartych. Zaznaczcie, które elementy są już zatwierdzone, które mają widełki, a gdzie oczekujecie rekomendacji. Taka informacja oszczędza czas obu stronom i ogranicza tworzenie propozycji, które wyglądają efektownie, ale nie odpowiadają na realne potrzeby firmy.
Brief jest gotowy, jeśli bez dodatkowego spotkania wiadomo:
✓ jaki jest cel i ranga wydarzenia;
✓ kto tworzy najważniejsze grupy gości;
✓ które momenty wymagają sceny lub wspólnej uwagi;
✓ jaką rolę ma pełnić catering i serwis;
✓ jak ma zmienić się charakter wieczoru po części oficjalnej.
FAQ – organizacja bankietu dla firmy i dobry brief
Od czego zacząć organizację bankietu dla firmy?
Od celu wydarzenia i opisu gości. Dopiero później warto ustalać układ przestrzeni, menu, scenę, multimedia i finał. Taka kolejność zmniejsza ryzyko, że pojedyncze pomysły zaczną konkurować z głównym celem bankietu.
Czy brief bankietu powinien zawierać gotowy harmonogram?
Nie musi. Na początku ważniejsze są kluczowe momenty, oczekiwane tempo i decyzje, które są nieprzesuwalne. Szczegółowy harmonogram można zbudować później, gdy wiadomo już, jak pracują przestrzeń, serwis i technika.
Co wpisać do briefu, jeśli liczba gości nie jest jeszcze ostateczna?
Wpiszcie roboczy przedział i zaznaczcie termin, w którym planujecie potwierdzić frekwencję. Ważne jest także opisanie struktury grupy, ponieważ sama liczba uczestników nie mówi, jak będą korzystać z przestrzeni.
Czy bankiety firmowe mogą łączyć część oficjalną z późniejszą muzyką?
Tak. W XOXO Party możemy zaplanować reprezentacyjny początek z wykorzystaniem sceny, multimediów i serwisu, a później zmienić tempo dzięki oprawie muzycznej. Najlepiej określić tę zmianę już w briefie.
Czy w XOXO Party można wynająć cały klub na zamknięty bankiet?
Tak. Wynajem całej przestrzeni pozwala przygotować własny harmonogram wydarzenia, indywidualne menu, strefę cateringową, scenę i multimedia oraz korzystać z prywatnej szatni i pełnej obsługi.
Macie już jedną stronę założeń? Zamieńmy ją w spójny bankiet
Przekażcie nam cel wydarzenia, liczbę i strukturę gości, najważniejszy moment wieczoru oraz oczekiwany charakter finału. Dopasujemy przestrzeń, menu, serwis, scenę, multimedia i oprawę do tego, co naprawdę ma wydarzyć się między gośćmi.
Sprawdź możliwości bankietów i gal w XOXO PartyKontakt
