XOXO może być pierwszym hasłem wpisanym w wyszukiwarkę przez osobę, która zna naszą nazwę, ale jeszcze nie wie, jakiego rodzaju wydarzenia organizujemy. Dlatego zamiast powtarzać katalog usług, warto zacząć od prostszego pytania: co musi wydarzyć się w przestrzeni eventowej, aby goście nie czuli, że uczestniczą w kilku przypadkowo zestawionych częściach imprezy?
W XOXO Party patrzymy na event jak na jeden wieczór z własnym rytmem. Rozmowa, catering, część oficjalna, muzyka, parkiet i chwile odpoczynku powinny się uzupełniać. Nasz klub w centrum Warszawy daje możliwość budowania takiego scenariusza zarówno dla wydarzeń firmowych, jak i prywatnych celebracji.
Najlepiej więc poznawać XOXO nie przez pojedynczą listę wyposażenia, lecz przez funkcje, które ma spełniać wydarzenie. Właśnie ten sposób myślenia pomaga później zdecydować, jaka część przestrzeni, oprawa i zakres obsługi będą rzeczywiście potrzebne.
XOXO jako przestrzeń, która zmienia się razem z wydarzeniem
Wydarzenie nie pozostaje przez kilka godzin w jednym trybie. Goście przychodzą, witają się, szukają znajomych, korzystają z cateringu, słuchają przemówienia, rozmawiają, a później część z nich chce przejść na parkiet. Jeśli wszystkie te aktywności mają działać równocześnie, przestrzeń powinna pomagać w zmianie tempa, a nie ją utrudniać.
W naszym Club & Event Space mamy 350 m² przestrzeni, parkiet, trzy bary i strefy VIP. Organizujemy wydarzenia do 400 osób, a całość wspierają nagłośnienie, oświetlenie, ekrany LED oraz zaplecze techniczne. Szeroki opis XOXO Party i jego możliwości znajduje się na stronie głównej XOXO Party.
Początek bez pośpiechu
Pierwsze minuty służą wejściu w wydarzenie. Ważna jest przestrzeń na powitanie, swobodną rozmowę i odnalezienie własnego miejsca.
Wspólny moment
Prezentacja, toast, jubileusz albo wystąpienie powinny na chwilę zebrać uwagę uczestników w jednym punkcie wydarzenia.
Finał z większą energią
Kiedy część oficjalna się kończy, muzyka, parkiet i bary mogą przejąć rolę głównych punktów spotkania.
Najpierw określ funkcje wieczoru, dopiero później wyposażenie
Przy wyborze miejsca łatwo zacząć od pytania o DJ-a, ekran czy liczbę barów. To przydatne informacje, ale same nie odpowiadają na najważniejsze pytanie: jak ma wyglądać doświadczenie uczestnika od wejścia do zakończenia wydarzenia?
Dla jednej grupy kluczowa będzie możliwość krótkiej prezentacji i późniejszej integracji. Inna potrzebuje przede wszystkim prywatności, cateringu i swobodnego wieczoru. Jeszcze inny scenariusz zakłada jubileusz, wspólny toast i długi finał na parkiecie. W XOXO możemy łączyć te elementy w jednym obiekcie zamiast traktować każdy z nich jako osobne wydarzenie.
Pięć pytań przed wyborem wariantu
✓ Czy goście mają przez większość czasu przebywać razem, czy korzystać z kilku stref?
✓ Czy wydarzenie potrzebuje wyraźnej części oficjalnej?
✓ Jak ważny będzie catering w stosunku do programu i muzyki?
✓ Czy parkiet ma być centrum wieczoru, czy dopiero jego finałem?
✓ Czy wydarzenie wymaga pełnej prywatności i wynajęcia całego klubu?
Jedna przestrzeń, różne sposoby korzystania
Klub eventowy nie musi oznaczać, że każdy uczestnik przez cały wieczór znajduje się na parkiecie. Dobrze zaplanowany event daje ludziom kilka naturalnych sposobów uczestnictwa. Ktoś chce tańczyć, ktoś prowadzi rozmowę przy stoliku, inna osoba na chwilę przenosi się do spokojniejszej strefy. Dzięki temu goście sami regulują intensywność wieczoru.
To szczególnie istotne podczas imprez firmowych i integracyjnych, gdzie w jednej grupie spotykają się osoby o bardzo różnych oczekiwaniach. Zamiast zmuszać wszystkich do identycznego sposobu uczestnictwa, można zaprojektować wydarzenie tak, aby wspólne momenty przeplatały się z większą swobodą.
Kiedy XOXO działa jak miejsce na bankiet, a kiedy jak klub?
Granica pomiędzy uroczystym spotkaniem a imprezą nie musi przebiegać przez drzwi innego lokalu. Bankiety firmowe często zaczynają się od eleganckiej części z cateringiem, przemówieniami i prezentacją, a dopiero później przechodzą w mniej formalny wieczór. W takim układzie najważniejsza staje się możliwość zmiany charakteru spotkania bez przemieszczania całej grupy.
Przy bankietach i galach możemy wykorzystać indywidualne menu, serwis kelnerski, scenę, nagłośnienie, ekran 16 m² oraz 13 telewizorów. Jeżeli scenariusz wymaga prywatności, możliwy jest również wynajem całej przestrzeni. Szczegóły tego formatu przedstawiamy w naszej ofercie bankietów i gal.
Technika jest ważna wtedy, gdy wspiera program
Ekran, scena czy profesjonalne nagłośnienie mają sens wtedy, gdy wynikają ze scenariusza. Prezentacja produktu potrzebuje innej dynamiki niż jubileusz, urodziny czy integracja. Zamiast dodawać technikę dla samego efektu, lepiej przypisać jej konkretną rolę: skupić uwagę, pokazać materiał, podkreślić moment wejścia albo płynnie rozpocząć część muzyczną.
Tak samo traktujemy oprawę muzyczną. DJ nie powinien być osobnym elementem doklejonym do wydarzenia na koniec. Muzyka może prowadzić wieczór od spokojniejszego początku przez część wspólną aż do momentu, kiedy parkiet przejmuje główną rolę.
Prosta zasada projektowania eventu
Każdemu ważnemu elementowi wyposażenia przypisz zadanie. Jeśli nie potrafisz odpowiedzieć, co konkretnie ma zmienić dla uczestnika, prawdopodobnie nie powinien być punktem wyjścia do planowania.
Prywatna impreza również potrzebuje własnego rytmu
Podczas urodzin, imienin czy jubileuszu mechanizm jest podobny, choć program bywa mniej formalny. Goście najpierw się spotykają, później pojawia się jedzenie, wspólny moment celebracji i bardziej muzyczna część wieczoru. Zbyt sztywna rozpiska może przeszkadzać, ale całkowity brak planu także nie zawsze działa.
Dlatego przy prywatnych wydarzeniach ważniejsze od mnożenia atrakcji jest zapewnienie przestrzeni, w której rozmowa, catering i zabawa mogą następować po sobie bez organizacyjnych przestojów. Osoby planujące urodziny lub jubileusz mogą sprawdzić warianty naszej oferty imprez okazjonalnych.
Jak przygotować pierwszy brief dla XOXO?
Nie trzeba zaczynać od kompletnego harmonogramu. Na pierwszym etapie bardziej przydatne są informacje o rodzaju wydarzenia, planowanej liczbie gości, oczekiwanym charakterze wieczoru i elementach, których nie można pominąć. Taki brief pozwala szybciej ustalić, czy potrzebna jest część oficjalna, catering, scena, multimedia, DJ, konkretne strefy czy cały klub na wyłączność.
Dobrze również wskazać jedną rzecz, którą uczestnicy powinni zapamiętać następnego dnia. Dla jednej firmy będzie to premiera produktu, dla innej rozmowy w mniej formalnym otoczeniu, a podczas prywatnej celebracji wspólny moment i późniejsza zabawa. Takie założenie daje znacznie lepszy punkt wyjścia niż sama lista wyposażenia.
Brief w czterech zdaniach
1. Organizujemy wydarzenie dla określonej grupy i liczby gości.
2. Najważniejszym momentem wieczoru ma być konkretny punkt programu.
3. Przed tym momentem potrzebujemy określonego tempa i sposobu korzystania z przestrzeni.
4. Po nim wydarzenie powinno przejść w spokojniejszą albo bardziej klubową część.
FAQ – najczęstsze pytania o XOXO Party
Czym jest XOXO Party?
XOXO Party to Club & Event Space w centrum Warszawy. Organizujemy wydarzenia firmowe i prywatne, wykorzystując klubową przestrzeń, catering, bary, oprawę muzyczną, multimedia oraz obsługę dopasowaną do ustalonego scenariusza.
Ile osób może uczestniczyć w wydarzeniu?
Nasza przestrzeń pozwala organizować wydarzenia do 400 osób. Ostateczny sposób wykorzystania klubu warto jednak dopasować do rodzaju imprezy, programu oraz oczekiwanego układu stref.
Czy można wynająć cały klub na wyłączność?
Tak. Przy wydarzeniach wymagających pełnej prywatności możemy przygotować wariant obejmujący cały klub na wyłączność, z własnym harmonogramem i ustalonym zakresem obsługi.
Czy XOXO nadaje się tylko na imprezy taneczne?
Nie. Organizujemy również wydarzenia z częścią oficjalną, cateringiem, prezentacjami, przemówieniami czy bankietem. Parkiet i muzyczny finał mogą być jednym z etapów wieczoru, a nie jego jedynym celem.
Od czego najlepiej zacząć planowanie eventu w XOXO?
Najpierw warto określić rodzaj wydarzenia, orientacyjną liczbę uczestników, najważniejszy moment programu oraz oczekiwany charakter wieczoru. Dopiero później dobieramy rozwiązania dotyczące przestrzeni, cateringu, techniki i oprawy.
Zacznij od charakteru wydarzenia, nie od listy dodatków
Jeżeli masz już termin, liczbę gości albo po prostu pomysł na wieczór, sprawdź możliwości XOXO Party. Pomożemy przełożyć założenia na układ przestrzeni i spójny scenariusz wydarzenia.
Poznaj XOXO Party i sprawdź możliwości organizacji wydarzenia →
Kontakt
