Eventy dla firm Warszawa często zaczynają się od pytania o wolny termin, liczbę osób i cenę. Tymczasem znacznie więcej można zyskać, jeśli przed pierwszym zapytaniem organizator odpowie sobie na kilka prostych pytań: po co właściwie spotykamy zespół, jak ma zmieniać się energia wydarzenia i które elementy są naprawdę niezbędne?
Taki krótki brief nie musi być rozbudowanym dokumentem. Wystarczy sześć decyzji, które pozwalają odróżnić wydarzenie nastawione na rozmowy od premiery, jubileuszu, integracji czy wieczoru z częścią oficjalną. Dzięki temu wybór miejsca przestaje sprowadzać się do porównywania zdjęć i list wyposażenia.
W XOXO Party organizujemy wydarzenia firmowe w klubowej przestrzeni w centrum Warszawy. Możemy połączyć część oficjalną, catering, multimedia, rozmowy i późniejszą zabawę, ale najlepszy układ zawsze wynika z celu konkretnego spotkania.
1. Najpierw zdecyduj, co ma się wydarzyć między ludźmi
Hasło „integracja” jest zbyt szerokie, żeby na jego podstawie zaprojektować dobry wieczór. Inaczej wygląda spotkanie zespołu, który pracuje razem codziennie, inaczej wydarzenie łączące kilka działów, a jeszcze inaczej firmowy jubileusz z częścią oficjalną. Warto więc dokończyć jedno zdanie: po tym wydarzeniu chcemy, żeby uczestnicy…
Odpowiedzi mogą być bardzo konkretne: poznali osoby z innych działów, swobodnie porozmawiali po intensywnym okresie pracy, wspólnie świętowali wynik, wysłuchali podsumowania roku albo zobaczyli premierę nowego produktu. Dopiero wtedy wiadomo, czego naprawdę potrzebuje przestrzeń i program.
Jedno zdanie, które porządkuje brief
„Najważniejsze jest, aby uczestnicy…” — uzupełnij to zdanie przed wyborem atrakcji, menu i szczegółowego harmonogramu. Łatwiej wtedy odróżnić elementy konieczne od tych, które są tylko dodatkiem.
Jeżeli szukasz już konkretnego modelu realizacji, zobacz naszą ofertę imprez firmowych w XOXO Party. Organizujemy między innymi integracje, wigilie firmowe, konferencje i premiery produktów, dopasowując scenariusz do charakteru organizacji.
2. Ustal, czy wieczór ma mieć jeden tryb, czy kilka
Jedna z najważniejszych różnic między eventami firmowymi dotyczy rytmu. Czasem wystarczy swobodne spotkanie przy cateringu i muzyce. Innym razem w ciągu kilku godzin trzeba przejść przez powitanie, prezentację, przemówienia, rozmowy, serwis gastronomiczny i klubowy finał.
W drugim wariancie warto patrzeć na miejsce jak na narzędzie do zmiany tempa. Goście powinni intuicyjnie wiedzieć, kiedy uwaga skupia się na scenie, kiedy można rozmawiać, a kiedy zaczyna się bardziej swobodna część wieczoru. W naszym klubie możemy wykorzystać scenę, ekran, telewizory, nagłośnienie, oświetlenie oraz DJ-a, dzięki czemu poszczególne części wydarzenia mogą tworzyć jeden scenariusz.
3. Określ trzy priorytety zamiast tworzyć długą listę życzeń
Przy planowaniu łatwo dojść do listy kilkunastu oczekiwań, na której wszystko jest równie ważne. Lepszą metodą jest wskazanie trzech priorytetów. Dla jednego zespołu będzie to prywatność, możliwość prezentacji i parkiet. Dla innego wygodne rozmowy, catering i muzyka. Przy premierze produktu większe znaczenie mogą mieć multimedia, scena oraz kontrola przebiegu programu.
Integracja zespołu
Priorytetem może być swobodne przemieszczanie się, rozmowy w mniejszych grupach i późniejsza część muzyczna.
Jubileusz firmy
Znaczenia nabierają moment wspólnego skupienia, przemówienia, oprawa oraz płynne przejście do celebracji.
Premiera lub prezentacja
Tutaj większą rolę mogą odgrywać scena, multimedia, nagłośnienie i czytelny moment przejścia do mniej formalnej części spotkania.
4. Sprawdź event z perspektywy trzech różnych uczestników
Eventy dla pracowników nie powinny zakładać, że wszyscy chcą uczestniczyć w wieczorze dokładnie w ten sam sposób. Jedna osoba szybko znajdzie się przy muzyce, druga najwięcej wyniesie z rozmów, a trzecia będzie chciała najpierw spokojnie porozmawiać ze współpracownikami i dopiero później dołączyć do bardziej dynamicznej części.
Dlatego przed rezerwacją warto wyobrazić sobie trzy osoby: najbardziej towarzyską, najbardziej spokojną i tę, która zna tylko część uczestników. Jeśli każda z nich ma naturalny sposób wejścia w wydarzenie, scenariusz jest znacznie bardziej odporny na różnice charakterów. Pomagają w tym strefy do rozmów, catering, bary oraz możliwość stopniowej zmiany energii spotkania.
Szybki test uczestnika
✓ Czy osoba, która nie chce od razu tańczyć, ma co robić?
✓ Czy nowa osoba w zespole ma okazję naturalnie wejść w rozmowę?
✓ Czy uczestnicy wiedzą, kiedy zaczyna się część oficjalna?
✓ Czy po zakończeniu programu wieczór może płynnie trwać dalej?
✓ Czy catering i bar są wpisane w rytm spotkania, zamiast działać obok niego?
5. Zdecyduj, gdzie kończy się część oficjalna
Ten moment jest często pomijany w harmonogramie. Wiadomo, o której zaczyna się prezentacja albo przemówienie, ale nie wiadomo, co dokładnie sygnalizuje przejście do integracji. W efekcie część uczestników nadal czeka na kolejne punkty programu, podczas gdy inni traktują spotkanie jako rozpoczętą zabawę.
Granica nie musi być komunikowana długą zapowiedzią. Może ją stworzyć zakończenie wystąpienia, zmiana muzyki, światła, uruchomienie kolejnej części serwisu czy wyraźne otwarcie parkietu. W klubowej przestrzeni łatwiej zaprojektować taki moment jako zmianę atmosfery, a nie kolejną pozycję odczytaną z harmonogramu.
Jeżeli wydarzenie ma mieć bardziej uroczysty charakter, warto również zobaczyć możliwości organizacji bankietów w XOXO Party. Taki format może być odpowiedni między innymi wtedy, gdy ważniejsze stają się oprawa, część oficjalna i wspólna celebracja.
6. Przed wyceną przygotuj brief, który mieści się na jednej stronie
Dobry brief nie powinien być katalogiem wszystkich możliwych dodatków. Na początku potrzebujemy przede wszystkim informacji, które wpływają na podstawową konstrukcję wydarzenia. Pozostałe decyzje można rozwijać później, kiedy wiadomo już, jaki format ma powstać.
Brief eventowy w 8 punktach
1. Rodzaj wydarzenia i jego główny cel.
2. Orientacyjna liczba uczestników.
3. Preferowany termin lub zakres terminów.
4. Informacja, czy potrzebna jest część oficjalna.
5. Oczekiwany model cateringu i baru.
6. Potrzeby związane ze sceną i multimediami.
7. Planowana rola muzyki i DJ-a.
8. Trzy priorytety, których nie chcesz poświęcić.
Tak przygotowane informacje dają znacznie lepszy punkt wyjścia niż samo pytanie o koszt wynajmu. Pozwalają dopasować przestrzeń, serwis i technikę do rzeczywistego przebiegu wydarzenia. W XOXO Party oferujemy również możliwość wynajmu klubu na wyłączność, co warto zaznaczyć już na początku, jeśli prywatność wydarzenia jest jednym z głównych priorytetów.
Co powinno być ustalone, a co może pozostać otwarte?
Nie trzeba znać wszystkich odpowiedzi przed pierwszą rozmową. Termin, skala wydarzenia, cel i najważniejsze momenty programu powinny być możliwie czytelne. Szczegółowe menu, dokładna kolejność utworów czy wszystkie elementy oprawy mogą zostać dopracowane później.
Ta kolejność chroni również przed przeładowaniem programu. Dobre eventy firmowe nie muszą wypełniać każdej minuty atrakcją. Czas na rozmowę, zmianę miejsca czy spontaniczną integrację jest częścią wydarzenia, a nie pustym fragmentem harmonogramu.
Warto też obejrzeć XOXO Party jako klub i przestrzeń eventową, patrząc nie tylko na wygląd wnętrza, lecz także na możliwość przeprowadzenia uczestników przez różne etapy wieczoru.
FAQ – eventy dla firm w Warszawie
Co warto ustalić przed pierwszym zapytaniem o event firmowy?
Najbardziej przydatne są: cel wydarzenia, orientacyjna liczba uczestników, termin, charakter spotkania oraz najważniejsze elementy programu. Dobrze również wskazać trzy priorytety, które mają największy wpływ na wybór przestrzeni.
Czy w XOXO Party można połączyć prezentację z późniejszą integracją?
Tak. Dysponujemy sceną, ekranem, telewizorami, profesjonalnym nagłośnieniem i oświetleniem, a także klubową przestrzenią do dalszej części wydarzenia. Dzięki temu scenariusz może obejmować zarówno moment wspólnego skupienia, jak i późniejszą zabawę.
Czy można wynająć cały klub na wydarzenie firmowe?
Tak. Oferujemy możliwość wynajmu klubu na wyłączność. Jest to rozwiązanie szczególnie warte rozważenia przy zamkniętych wydarzeniach, gdy ważne są prywatność, własny harmonogram i swoboda organizacji przestrzeni.
Czy event dla pracowników musi mieć rozbudowany program?
Nie. Jeśli celem jest przede wszystkim swobodna integracja, nadmiar punktów programu może ograniczać czas na rozmowy. Liczba elementów powinna wynikać z celu spotkania, a nie z potrzeby wypełnienia każdej minuty.
Jak zaplanować przejście od części oficjalnej do zabawy?
Warto wyznaczyć jeden czytelny moment zmiany rytmu. Może nim być zakończenie prezentacji, zmiana muzyki i oświetlenia albo rozpoczęcie kolejnej części wieczoru. Ważne, aby uczestnicy intuicyjnie odczuli, że formalny program się zakończył.
Masz już pierwsze odpowiedzi? Zamieńmy je w konkretny scenariusz
Nie musisz przychodzić z gotowym harmonogramem. Jeśli znasz cel wydarzenia, orientacyjną liczbę uczestników i najważniejsze priorytety, możemy dobrać odpowiedni układ, catering, technikę oraz rytm wieczoru.
Sprawdź możliwości organizacji imprezy firmowej w XOXO Party i zapytaj o termin dopasowany do planowanego wydarzenia.
Kontakt
