Eventy dla pracowników mają integrować, ale łatwo nieświadomie odtworzyć na nich dokładnie ten sam układ, który funkcjonuje w biurze. Marketing stoi z marketingiem, sprzedaż ze sprzedażą, najbliżsi współpracownicy zajmują wspólną lożę, a po kilku godzinach okazuje się, że większość osób rozmawiała głównie z tymi, których widzi każdego dnia.
Nie trzeba temu przeciwdziałać obowiązkowym losowaniem grup ani serią integracyjnych zadań. Znacznie ciekawsze efekty daje odpowiednie zaprojektowanie pierwszych minut, sposobu korzystania z przestrzeni i kolejnych zmian tempa. Celem nie jest zmuszanie ludzi do poznawania nowych osób, lecz zwiększenie liczby naturalnych okazji do rozmowy.
W XOXO Party organizujemy wydarzenia firmowe w klubie i przestrzeni eventowej w centrum Warszawy. Scena, multimedia, catering, trzy bary, DJ, parkiet i strefy VIP mogą pełnić różne role w trakcie jednego wieczoru. Przy integracji szczególnie ważne jest jednak to, jak uczestnicy przemieszczają się między nimi i kogo spotykają po drodze.
Pierwsze 20 minut może ustawić cały event dla pracowników
Najsilniejsze grupy tworzą się często jeszcze przed rozpoczęciem właściwego programu. Pracownicy przychodzą z osobami, z którymi wyszli z biura, odnajdują swój dział i zajmują miejsce razem. Jeśli później wszystko zostaje dostarczone dokładnie do tej samej strefy, nie pojawia się wiele powodów, aby zmienić otoczenie.
Dlatego początek warto potraktować jak fazę ruchu, a nie natychmiastowego zajmowania miejsc. Gość powinien móc wejść, zostawić rzeczy, rozejrzeć się, spotkać znajomych, skorzystać z baru lub cateringu i dopiero później wybrać miejsce. Na stronie głównej XOXO Party pokazujemy charakter naszej klubowej przestrzeni, w której poszczególne strefy mogą obsługiwać różne etapy firmowego wieczoru.
Wejście bez natychmiastowego programu
Daj uczestnikom czas na zmianę trybu z pracy na spotkanie. Pierwsze rozmowy mogą powstać zanim ktokolwiek poprosi grupę o uwagę.
Kilka naturalnych celów
Bar, catering, strefa rozmów czy multimedia powodują ruch. Im mniej wszystko dzieje się przy jednym stoliku, tym więcej okazji do krótkich spotkań.
Pierwszy wspólny punkt później
Krótka część oficjalna jest bardziej użyteczna, kiedy uczestnicy zdążyli już wejść w atmosferę wydarzenia i zebrać się w przestrzeni.
Nie rozsadzaj działów – daj im powody, żeby się przemieszczały
Pomysł oznaczania miejsc nazwiskami albo celowego rozdzielania najbliższych współpracowników brzmi skutecznie, ale może wywołać odwrotny efekt. Ludzie szybko zauważają, że zostali ustawieni według odgórnego planu. Integracja zaczyna wtedy przypominać zadanie służbowe zamiast czasu spędzanego razem.
Lepszym narzędziem jest ruch wynikający z programu. Jeśli jedzenie, rozmowy, wspólny punkt, bar i część muzyczna nie wymagają pozostawania przez cały wieczór w jednym miejscu, skład małych grup zmienia się sam. Ktoś spotyka kolegę przy cateringu, dołącza do innej rozmowy po prezentacji albo trafia obok osoby z innego działu podczas przejścia na parkiet.
Zidentyfikuj trzy bariery między ludźmi przed wyborem atrakcji
Przed przygotowaniem programu warto nazwać to, co rzeczywiście utrudnia kontakt. W jednej firmie będą to silne granice między działami. W drugiej pracownicy znają się z komunikatorów, ale rzadko spotykają osobiście. Gdzie indziej problemem jest duża różnica stażu albo grupa nowych osób, które nie mają jeszcze własnej sieci znajomości.
Dopiero wtedy warto zdecydować, czego ma dostarczyć event. Eventy firmowe nie muszą zawsze realizować identycznego scenariusza integracyjnego. Czasem potrzebny jest wspólny punkt, wokół którego później spontanicznie powstają rozmowy. Innym razem największą wartość da kilka godzin swobodnego przebywania razem poza kontekstem zawodowym.
Mini-audyt zespołu przed eventem
✓ Które grupy regularnie współpracują, ale prawie się nie znają?
✓ Czy nowi pracownicy mają już osoby, przy których naturalnie będą się trzymać?
✓ Czy zespół jest przyzwyczajony do aktywnej integracji, czy woli swobodniejsze spotkania?
✓ Czy część osób zna się wyłącznie ze spotkań online?
✓ Czy firmowa hierarchia może sprawiać, że niektórzy będą ostrożniejsi w pierwszej fazie wieczoru?
Wspólny punkt ma mieszać historie, a nie ustawiać ludzi w szeregu
Dobrze zaprojektowana część wspólna daje wszystkim temat, do którego można wrócić później. Może to być podsumowanie ważnego etapu, krótkie wystąpienie, prezentacja, wyróżnienie zespołu lub materiał pokazany na ekranie. W XOXO Party do takich momentów wykorzystujemy scenę, ekran 16 m², 13 telewizorów, nagłośnienie i oświetlenie.
Najważniejsze jest jednak to, co następuje po zakończeniu wspólnego punktu. Jeśli wszyscy wracają dokładnie do poprzednich miejsc, jego integracyjny efekt może być krótki. Znacznie ciekawiej działa zmiana trybu: otwarcie cateringu, przejście do barów, pojawienie się DJ-a albo rozpoczęcie swobodnej części wydarzenia. Uczestnicy dostają wtedy naturalny powód, aby zmienić miejsce i ponownie ułożyć się w mniejsze grupy.
Jeśli planujesz pełny firmowy wieczór, zakres możliwości opisaliśmy szerzej w ofercie imprez firmowych w XOXO Party. Możemy przygotować scenariusz dopasowany do charakteru organizacji, formatu wydarzenia i budżetu.
Catering może zrobić więcej dla integracji niż kolejna obowiązkowa aktywność
Jedzenie często traktuje się jako przerwę między ważniejszymi punktami. Tymczasem właśnie wtedy ludzie mają najwięcej swobody. Nie patrzą na scenę, nie wykonują zadania i nie muszą reagować na prowadzącego. Mogą przemieszczać się, wybierać miejsce i zaczynać krótkie rozmowy, które później rozwijają się w innych częściach wieczoru.
W naszym klubie menu dopasowujemy do charakteru eventu, a strefa cateringowa może zostać wpisana w jego harmonogram. Warto więc analizować nie tylko zawartość menu, ale również moment serwisu. Jeśli celem jest zwiększenie liczby spontanicznych kontaktów, gastronomia może celowo znaleźć się pomiędzy częścią wspólną a późniejszą integracją.
Nie każdy kontakt musi skończyć się długą rozmową
Organizator może przeceniać znaczenie głębokiej integracji podczas jednego wieczoru. Dla pracownika wartościowe bywa już rozpoznanie osoby z innego działu, zamienienie kilku zdań albo odkrycie wspólnego tematu. Kolejne spotkanie w pracy zaczyna się wtedy z innego poziomu — nazwisko z komunikatora ma twarz i kontekst.
Dlatego przy dużej grupie warto projektować wiele krótkich punktów styku. Bar, catering, przejście do strefy, wspólny ekran czy parkiet mogą tworzyć serię takich mikrospotkań. Nie trzeba mierzyć sukcesu liczbą osób, które przez pół wieczoru rozmawiały z kimś nowym.
Poziom 1: rozpoznaję
Pracownik kojarzy osobę z innego działu i wie już, gdzie funkcjonuje w organizacji.
Poziom 2: rozmawialiśmy
Krótka wymiana zdań wystarcza, aby następny kontakt zawodowy był mniej anonimowy i łatwiejszy do rozpoczęcia.
Poziom 3: mamy wspólny kontekst
Wspólny moment z eventu tworzy temat, do którego można naturalnie wrócić po powrocie do pracy.
Klubowy finał zmienia firmowy układ jeszcze raz
Późniejsza część wydarzenia może ponownie przetasować grupę. Gdy główną rolę zaczynają odgrywać DJ i parkiet, jedne osoby przechodzą do muzycznej części, inne zostają przy barach, a część wybiera strefy VIP i rozmowy. Układ uczestników przestaje zależeć od działów, a zaczyna od indywidualnego sposobu spędzania wieczoru.
Nie oznacza to, że wszyscy mają tańczyć. Właśnie możliwość wyboru jest istotna. Firmowa impreza może działać jednocześnie na kilku poziomach: dynamicznie na parkiecie, towarzysko przy barze i spokojniej w strefach do rozmów. Takie rozdzielenie aktywności daje pracownikom większą autonomię, a jednocześnie utrzymuje wszystkich w ramach jednego wydarzenia.
Po evencie zadaj trzy pytania zamiast pytać tylko, czy było fajnie
Ogólna ocena atmosfery jest ważna, ale niewiele mówi o efekcie integracyjnym. Jeśli firma organizuje eventy dla pracowników regularnie, przydatniejsza będzie krótka obserwacja zachowań. Czy podczas wieczoru powstawały grupy mieszane? Czy nowe osoby były włączone w rozmowy? Czy po zakończeniu części oficjalnej uczestnicy pozostawali w jednym miejscu, czy swobodnie korzystali z różnych stref?
Nie chodzi o analizowanie każdego pracownika. Wystarczy spojrzeć na wydarzenie jako system. Jeżeli ludzie mieli kilka powodów do ruchu, różne sposoby udziału i czas bez obowiązkowego programu, firma uzyskuje znacznie więcej okazji do naturalnych kontaktów. Zdjęcia pokazujące różne części naszego klubu możesz zobaczyć również w galerii przestrzeni XOXO Party.
Trzy pytania po wydarzeniu
1. Czy ludzie pozostawali wyłącznie przy swoich codziennych zespołach?
2. W którym momencie wieczoru skład grup zaczął się zmieniać?
3. Który element przestrzeni lub programu najczęściej tworzył naturalne spotkania między osobami?
FAQ – eventy dla pracowników
Jak sprawić, żeby podczas eventu nie bawiły się wyłącznie istniejące grupy?
Nie trzeba sztucznie rozdzielać znajomych. Warto stworzyć kilka powodów do przemieszczania się między strefami, oddzielić część wspólną od swobodnej i nie zamykać całego wieczoru przy jednym stoliku. Skład grup ma wtedy więcej okazji do naturalnych zmian.
Czy każdy event pracowniczy musi zawierać zabawy integracyjne?
Nie. Integracja może powstawać także przez wspólny kontekst, rozmowy, catering, muzykę i swobodne korzystanie z przestrzeni. W wielu zespołach brak przymusu pomaga uczestnikom znacznie naturalniej nawiązywać kontakty.
Jakie elementy eventu firmowego możemy przygotować w XOXO Party?
Możemy przygotować wydarzenie z indywidualnym scenariuszem, cateringiem, trzema barami, DJ-em, sceną, ekranem 16 m², 13 telewizorami, profesjonalnym nagłośnieniem i oświetleniem. Dostępny jest również wariant wynajęcia całego klubu na wyłączność.
Czy event dla pracowników może zawierać część oficjalną?
Tak. Część oficjalną można wykorzystać do prezentacji, przemówień, podsumowania roku czy wyróżnień, a następnie płynnie przejść do cateringu i swobodniejszej integracji. Ważne, aby nie dominowała ona nad całym wieczorem, jeśli głównym celem jest budowanie relacji.
Czy można wynająć XOXO Party wyłącznie dla jednej firmy?
Tak. Wynajem całego klubu na wyłączność pozwala stworzyć zamknięte wydarzenie z własnym harmonogramem, aranżacją przestrzeni, cateringiem i oprawą dopasowaną do firmy.
Nie planuj kolejnego wieczoru działami
Dobry firmowy event nie musi zmuszać ludzi do integracji. Wystarczy stworzyć warunki, w których mają więcej naturalnych powodów, aby zmieniać miejsce, spotykać osoby spoza swojej codziennej grupy i samodzielnie wybierać sposób udziału w wydarzeniu.
Jeżeli taki kierunek pasuje do Waszego zespołu, sprawdźcie możliwości organizacji eventu firmowego w XOXO Party i zapytajcie o wariant dopasowany do Waszego spotkania.
Kontakt
