Jak zorganizować event firmowy, żeby uczestnicy nie czuli, że biorą udział w serii przypadkowo połączonych punktów programu? Najlepiej zacząć od jednej decyzji: co ma się zmienić dzięki temu wydarzeniu. Dopiero później warto wybierać miejsce, układać harmonogram, planować catering, multimedia, muzykę i dodatkowe elementy.
Inaczej przygotowuje się integrację po intensywnym projekcie, inaczej jubileusz firmy, premierę produktu, konferencję z wieczorną częścią towarzyską czy spotkanie dla klientów. Ten sam lokal może działać świetnie w jednym scenariuszu i znacznie gorzej w innym. Dlatego zamiast zaczynać od pytania „co możemy zamówić?”, lepiej najpierw ustalić „co chcemy osiągnąć?”.
W XOXO Party organizujemy wydarzenia firmowe w klubowej przestrzeni w centrum Warszawy. Możemy połączyć miejsce, catering, technikę, obsługę, DJ-a, scenę i multimedia z indywidualnym harmonogramem. Dzięki temu poszczególne elementy można podporządkować jednemu scenariuszowi zamiast koordynować je niezależnie.
1. Najpierw zapisz jedno zdanie określające cel wydarzenia
Dobry brief nie musi mieć kilkunastu stron. Na początku wystarczy zdanie, które pozwoli później oceniać wszystkie decyzje. Przykład: „chcemy, żeby dwa zespoły, które na co dzień pracują osobno, miały kilka godzin na swobodną integrację”. Inny cel może brzmieć: „chcemy podsumować rok, wyróżnić pracowników i dopiero później przejść do nieformalnej zabawy”.
Gdy cel jest jasny, łatwiej odrzucać rzeczy efektowne, ale niepotrzebne. Integracja wymaga przestrzeni sprzyjającej przemieszczaniu się i rozmowom. Jubileusz może potrzebować sceny i wspólnego momentu dla wszystkich. Premiera produktu stawia większe wymagania multimediom. Szczegóły dotyczące możliwości takich wydarzeń opisujemy w naszej ofercie imprez firmowych.
Integracja
Priorytetem są rozmowy, swoboda poruszania się i możliwość korzystania z różnych części przestrzeni bez ciągłego prowadzenia grupy.
Jubileusz firmy
Potrzebny jest wyraźny moment wspólny: przemówienie, podsumowanie, prezentacja lub podziękowania, a później swobodniejsza część wieczoru.
Event dla klientów
Większego znaczenia nabierają pierwsze wrażenie, branding, multimedia, płynna obsługa i możliwość prowadzenia rozmów w komfortowych warunkach.
2. Policz uczestników, ale zaplanuj ich zachowanie
Liczba gości jest konieczna do wyceny i wyboru przestrzeni, jednak nie mówi jeszcze, jak wydarzenie będzie działało. Sto osób siedzących podczas prezentacji korzysta z miejsca zupełnie inaczej niż sto osób przemieszczających się między barem, cateringiem, lożami i parkietem. Dlatego układ trzeba oceniać w kontekście programu.
W XOXO Party dysponujemy przestrzenią eventową umożliwiającą organizację zarówno mniejszych spotkań, jak i wydarzeń dla kilkuset uczestników. Do dyspozycji są różne strefy, loże, parkiet oraz bary. Daje to możliwość stworzenia wieczoru, w którym nie wszyscy muszą robić to samo w tym samym momencie.
3. Wybierając lokal na event w Warszawie, sprawdź sześć rzeczy naraz
Wpisanie w wyszukiwarkę hasła lokal na event Warszawa daje wiele możliwości, ale porównywanie samych zdjęć i ceny wynajmu jest ryzykowne. Lokal powinien być oceniany razem z techniką, gastronomią, obsługą, logistyką oraz możliwością dostosowania przestrzeni do scenariusza firmy.
Warto również ustalić, kto odpowiada za wydarzenie w dniu realizacji. Jeżeli organizator z firmy ma jednocześnie witać gości, pilnować prezentacji, kontaktować się z cateringiem i rozwiązywać kwestie techniczne, szybko przestaje być uczestnikiem własnego eventu. U nas wydarzenia firmowe mogą być prowadzone przy wsparciu dedykowanego managera, a przestrzeń, technika i obsługa funkcjonują jako elementy jednego wydarzenia.
Szybka checklista przed rezerwacją
✓ Czy przestrzeń działa dobrze przy rzeczywistej liczbie uczestników?
✓ Gdzie odbędzie się część oficjalna i czy wszyscy będą ją dobrze widzieć oraz słyszeć?
✓ Czy istnieją osobne miejsca do rozmowy i bardziej dynamicznej części wydarzenia?
✓ Jak zostanie rozwiązany catering i obsługa barowa?
✓ Jakie elementy techniczne są już dostępne na miejscu?
✓ Kto koordynuje realizację podczas wydarzenia?
4. Zbuduj harmonogram z punktów zwrotnych, nie z każdej minuty
Zbyt szczegółowy scenariusz potrafi usztywnić wydarzenie. Zbyt ogólny powoduje natomiast chaos. W praktyce najlepiej wyznaczyć kilka punktów, które muszą wydarzyć się o określonej porze lub w konkretnej kolejności: rozpoczęcie, część oficjalna, catering, przejście do integracji, ewentualne dodatkowe elementy i zakończenie.
Pomiędzy nimi warto pozostawić przestrzeń na rozmowy. Event firmowy to nie konferansjerski maraton. Uczestnicy potrzebują czasu na własne interakcje, a często właśnie wtedy powstaje największa wartość integracyjna. Przy wynajmie naszego klubu na wyłączność możemy dopasować własny harmonogram, sposób wykorzystania stref i oprawę muzyczną do potrzeb firmy.
5. Technikę planuj według programu, nie według listy urządzeń
Informacja, że miejsce ma ekran albo nagłośnienie, jeszcze niewiele mówi. Najpierw trzeba wiedzieć, co będzie wyświetlane, kto zabiera głos, ilu uczestników powinno jednocześnie widzieć prezentację i w którym momencie technika przestaje obsługiwać część oficjalną, a zaczyna wspierać późniejszą zabawę.
W naszym klubie dostępny jest ekran 16 m², 13 telewizorów, profesjonalne nagłośnienie oraz oświetlenie sceniczne. Scena może służyć do przemówień, prezentacji czy podsumowań. Przy wydarzeniu firmowym multimedia można wykorzystać również do materiałów i identyfikacji firmy. Jeśli planujesz bardziej reprezentacyjne spotkanie, warto sprawdzić także nasze możliwości organizacji bankietów i gali.
6. Catering potraktuj jak element przepływu uczestników
Jedzenie nie funkcjonuje obok programu. Wpływa na niego bezpośrednio. Jeśli wszyscy mają w tym samym momencie ustawić się w jednym miejscu, rozmowy i pozostałe aktywności zamierają. Jeżeli catering jest dobrze wpisany w przebieg wieczoru, staje się naturalnym punktem spotkań, ale nie zatrzymuje całego wydarzenia.
W XOXO Party menu dopasowujemy do charakteru eventu. Do dyspozycji są trzy bary oraz obsługa kelnerska. Przy planowaniu warto od razu określić, czy gastronomia ma być ważnym, wyraźnie zaznaczonym etapem, czy raczej towarzyszyć uczestnikom przez większą część wydarzenia.
7. Atrakcje wybieraj dopiero wtedy, gdy znasz ich zadanie
Dodatkowy punkt programu ma sens wtedy, gdy rozwiązuje konkretny problem. Może pomóc rozpocząć integrację, zebrać grupę po części oficjalnej, stworzyć wspólne doświadczenie albo nadać wydarzeniu charakter. Sama liczba atrakcji nie świadczy o jakości programu. Zbyt duża liczba obowiązkowych aktywności może wręcz ograniczyć czas na rozmowy.
W XOXO Party możemy uzupełniać wydarzenia firmowe o dodatkowe elementy zależnie od ustalonego scenariusza i dostępności. W osobnym poradniku pokazujemy również, jak dobierać atrakcje na imprezę firmową według ich funkcji, zamiast tworzyć przypadkową listę pomysłów.
Test programu przed ostatecznym zatwierdzeniem
Usuń jeden punkt. Czy event nadal realizuje swój cel? Jeśli tak, być może ten element nie jest konieczny.
Sprawdź przejścia. Co robią uczestnicy pomiędzy prezentacją, cateringiem i późniejszą zabawą?
Znajdź moment bez programu. Dobre wydarzenie powinno zostawić gościom czas, którego nie trzeba im organizować.
8. Na kilka dni przed eventem przeprowadź próbę na papierze
Przejdź przez wydarzenie oczami uczestnika. O której przychodzi? Gdzie zostawia rzeczy? Co widzi po wejściu? Kiedy pojawia się pierwszy wspólny punkt? Czy wie, gdzie znaleźć catering? Gdzie może porozmawiać, jeśli nie chce od razu wchodzić w dynamiczną część programu? Jak zakończy się część oficjalna i co będzie sygnałem do kolejnego etapu?
Potem zrób ten sam test z perspektywy organizatora. Kto podejmuje decyzję przy zmianie harmonogramu? Kto komunikuje się z obsługą? Kto uruchamia prezentację? Kto pilnuje momentu wystąpienia? Im więcej tych odpowiedzialności można ustalić przed wydarzeniem, tym mniej improwizacji pozostaje na wieczór.
FAQ – jak zorganizować event firmowy?
Od czego zacząć organizację eventu firmowego?
Od określenia celu, grupy uczestników i podstawowego formatu wydarzenia. Dopiero później warto wybierać miejsce, catering, technikę i program. Dzięki temu każda kolejna decyzja może być oceniona pod kątem tego samego celu.
Jak wybrać miejsce na event firmowy?
Sprawdź nie tylko pojemność i wygląd, ale także układ stref, zaplecze techniczne, catering, obsługę, możliwość prowadzenia części oficjalnej, wyłączność oraz sposób koordynacji wydarzenia.
Czy event firmowy musi mieć dużo atrakcji?
Nie. Każdy dodatkowy element powinien mieć określoną funkcję. Przy integracji często równie ważne są dobre warunki do rozmowy, muzyka, catering i możliwość swobodnego korzystania z różnych stref.
Czy w XOXO Party można wynająć cały klub dla firmy?
Tak. Przy wynajmie na wyłączność możemy dopasować harmonogram, menu, oprawę muzyczną, wykorzystanie sceny, multimediów i przestrzeni do charakteru wydarzenia firmowego.
Kto powinien koordynować event w dniu wydarzenia?
Najlepiej wcześniej wyznaczyć jedną osobę odpowiedzialną za decyzje po stronie firmy i ustalić osobę prowadzącą kwestie operacyjne po stronie miejsca. Przy naszych wydarzeniach firmowych dostępne jest wsparcie dedykowanego managera.
Najpierw scenariusz, potem szczegóły
Udany event firmowy nie musi mieć najbardziej rozbudowanego programu. Potrzebuje spójności: miejsca pasującego do liczby ludzi, techniki odpowiadającej planowi, cateringu wpisanego w rytm wydarzenia oraz obsługi, która przejmuje kwestie operacyjne.
Jeśli przygotowujesz wydarzenie w Warszawie, sprawdź możliwości XOXO Party i zacznij od określenia liczby uczestników, celu oraz planowanego charakteru spotkania. Na tej podstawie możemy dopasować przestrzeń i zakres realizacji.
Sprawdź ofertę eventów firmowychKontakt
