XOXO Party może wyglądać inaczej podczas firmowego bankietu, integracji, jubileuszu, urodzin czy wydarzenia z częścią oficjalną. Nie dlatego, że za każdym razem potrzebne jest zupełnie inne miejsce, lecz dlatego, że dobry event zaczyna się od dopasowania przestrzeni do sposobu, w jaki mają z niej korzystać goście.
W naszym klubie w centrum Warszawy organizujemy zarówno wydarzenia firmowe, jak i prywatne celebracje. Zamiast budować każdy wieczór według jednego szablonu, możemy zmieniać jego rytm: inaczej wykorzystać scenę i multimedia, inaczej zaplanować catering, a jeszcze inaczej rozłożyć akcent pomiędzy rozmowę, część oficjalną i późniejszą zabawę.
Dlatego ten materiał nie jest katalogiem wszystkich możliwości. To przewodnik po decyzjach, które pomagają ustalić, jak wykorzystać XOXO Party do konkretnego rodzaju spotkania i czego warto oczekiwać od przestrzeni eventowej, zanim zacznie się wybierać pojedyncze dodatki.
Jedno miejsce, kilka zupełnie różnych sposobów korzystania z niego
Najważniejszym pytaniem przed organizacją wydarzenia nie jest: „co możemy tu wstawić?”. Znacznie bardziej użyteczne brzmi: „co uczestnicy mają tutaj robić?”. Podczas jednej imprezy ludzie powinni dużo rozmawiać i swobodnie zmieniać grupy. Podczas innej trzeba najpierw skupić ich uwagę na scenie, a dopiero później otworzyć bardziej nieformalną część wieczoru.
Właśnie dlatego XOXO Party jako klub i przestrzeń eventowa daje możliwość połączenia różnych funkcji w jednym miejscu. Parkiet, bary, strefy do siedzenia, scena, ekrany, nagłośnienie i zaplecze gastronomiczne nie muszą działać jednocześnie z taką samą intensywnością. Możemy wykorzystać je zgodnie z rytmem konkretnego wydarzenia.
Najpierw spotkanie
Układ sprzyja rozmowom, cateringowi i swobodnemu poruszaniu się. Muzyka oraz światło tworzą atmosferę, ale nie dominują nad pierwszą częścią wydarzenia.
Najpierw część oficjalna
Scena, ekran i nagłośnienie stają się centrum wydarzenia. Po prezentacji, podsumowaniu lub przemówieniach przestrzeń może płynnie przejść w tryb integracyjny.
Najpierw celebracja
Przy urodzinach i jubileuszach punkt ciężkości przesuwa się na gospodarza wydarzenia, jego gości, wspólny moment celebracji i późniejszą imprezę.
XOXO Party na wydarzenie firmowe: zaplanuj zmianę energii
Wydarzenie firmowe rzadko potrzebuje identycznej atmosfery od pierwszej do ostatniej minuty. Początek może służyć powitaniu i rozmowom. Później uwaga uczestników skupia się na wystąpieniu, prezentacji albo podsumowaniu. Dopiero po tej części grupa przechodzi do swobodnej integracji.
W XOXO Party możemy połączyć te etapy bez przenoszenia gości do innego obiektu. W naszej ofercie imprez firmowych wykorzystujemy między innymi scenę, multimedia, nagłośnienie, catering, bary, DJ-a i obsługę. Istotniejsze od samej listy elementów jest jednak to, w którym momencie wieczoru każdy z nich ma zacząć odgrywać swoją rolę.
Prosty test przed ustaleniem programu
✓ Czy uczestnicy mają najpierw swobodnie rozmawiać, czy od razu skupić się na jednym punkcie programu?
✓ Czy część oficjalna powinna wyraźnie kończyć się przed rozpoczęciem integracji?
✓ Czy catering ma być główną częścią spotkania, czy towarzyszyć wydarzeniu w tle?
✓ Czy scena i ekrany są potrzebne przez cały wieczór, czy tylko przez określony fragment?
✓ W którym momencie muzyka i parkiet powinny przejąć główną rolę?
Bankiet nie musi kończyć się wraz z ostatnim daniem
Bankiety firmowe bywają planowane jak statyczna uroczysta kolacja: przyjazd, posiłek, przemówienie i zakończenie. Taki format może być właściwy, ale nie jest jedyną możliwością. Jeśli goście mają zostać razem dłużej, warto od początku przewidzieć moment, w którym wydarzenie zmieni charakter.
W XOXO Party organizacja bankietów może łączyć część elegancką z późniejszą oprawą muzyczną. Dysponujemy przestrzenią, w której można przygotować menu bankietowe, obsługę kelnerską, scenę do przemówień i prezentacji oraz zaplanować dalszą część wieczoru. Więcej możliwości takiego formatu opisujemy w naszej ofercie bankietów i gal.
Prywatna impreza potrzebuje innej logiki niż event firmowy
Przy prywatnej celebracji formalna agenda zwykle traci znaczenie. Większą rolę odgrywa swoboda gospodarza, możliwość przyjmowania gości we własnym tempie i wyraźny moment kulminacyjny: toast, tort, niespodzianka albo wspólne rozpoczęcie części tanecznej.
W takim przypadku warto pomyśleć o przestrzeni jak o kilku równoległych możliwościach. Jedna grupa może rozmawiać w lożach, druga korzystać z baru, a część osób bawić się na parkiecie. Nie trzeba prowadzić wszystkich przez identyczny scenariusz. Warianty dla urodzin, jubileuszy i innych prywatnych okazji opisujemy w ofercie imprez okazjonalnych.
Nie zaczynaj od atrakcji. Zacznij od pięciu funkcji przestrzeni
Przy planowaniu imprezy łatwo stworzyć długą listę pomysłów, a dopiero później próbować zmieścić ją w harmonogramie. Skuteczniejsza kolejność jest odwrotna. Najpierw warto ustalić, jakich funkcji potrzebuje wydarzenie, a następnie dobrać rozwiązania, które te funkcje realizują.
1. Powitanie
Pierwsze minuty powinny być intuicyjne. Gość musi wiedzieć, gdzie wejść, zostawić rzeczy, spotkać innych i rozpocząć wieczór bez poczucia chaosu.
2. Rozmowa
Nie wszyscy chcą przez cały czas uczestniczyć w najbardziej dynamicznej części wydarzenia. Strefy do siedzenia pozwalają zachować naturalny wybór.
3. Wspólny moment
Scena i multimedia przydają się wtedy, gdy przez kilka lub kilkanaście minut cała grupa ma skierować uwagę w jedno miejsce.
4. Gastronomia
Catering i bary powinny wspierać rytm wydarzenia. Sposób serwowania ma znaczenie dla tego, czy goście pozostają w ruchu, czy zatrzymują się na dłużej.
5. Finał
Dobre wydarzenie ma czytelny kierunek. Jeśli finałem ma być zabawa, muzyka, światło i parkiet powinny przejmować rolę stopniowo, a nie przypadkowo.
Najlepszy układ to taki, którego goście nie muszą analizować
Uczestnik wydarzenia nie powinien zastanawiać się, dlaczego bufet znalazł się właśnie w tym miejscu albo czemu część oficjalna zaczyna się o konkretnej godzinie. Jeśli organizacja jest dobra, wszystkie te decyzje wydają się naturalne. Gość po prostu przechodzi z jednego etapu wieczoru do kolejnego.
Z punktu widzenia organizatora wymaga to myślenia nie tylko o wyposażeniu, lecz także o ruchu ludzi. Trzeba przewidzieć, gdzie powstaną największe skupiska, w którym momencie uczestnicy przemieszczą się w stronę sceny i kiedy część gości będzie chciała odpocząć od parkietu. Właśnie takie decyzje odróżniają przestrzeń wykorzystaną przypadkowo od przestrzeni wykorzystanej świadomie.
Co ustalić, zanim poprosisz o wycenę wydarzenia?
Im dokładniej określony jest punkt wyjścia, tym łatwiej zaprojektować właściwy wariant. Nie trzeba mieć gotowego scenariusza. Znacznie bardziej przydatne są podstawowe informacje: rodzaj wydarzenia, orientacyjna liczba uczestników, termin, oczekiwany stopień prywatności i odpowiedź na pytanie, co ma być najważniejszym momentem wieczoru.
Brief w sześciu zdaniach
Rodzaj: integracja, bankiet, jubileusz, urodziny lub inne wydarzenie.
Goście: orientacyjna liczba uczestników.
Termin: konkretna data albo kilka możliwych terminów.
Początek: swobodne spotkanie czy część oficjalna.
Kulminacja: prezentacja, toast, kolacja, celebracja albo przejście na parkiet.
Finał: sposób, w jaki wydarzenie ma zakończyć się dla większości gości.
Taki opis daje więcej niż długa lista przypadkowych dodatków. Pozwala nam dopasować układ i zakres wydarzenia, zamiast próbować dopasować gości do z góry narzuconego schematu.
FAQ o XOXO Party
Czym jest XOXO Party?
XOXO Party to klub i przestrzeń eventowa w centrum Warszawy. Organizujemy wydarzenia firmowe i prywatne, wykorzystując klubowe wnętrza, strefy VIP, parkiet, bary, scenę, multimedia oraz zaplecze gastronomiczne i techniczne.
Czy w XOXO Party można zorganizować wydarzenie firmowe?
Tak. Organizujemy między innymi integracje, wigilie firmowe, konferencje, premiery produktów, jubileusze i inne eventy B2B. Zakres dopasowujemy do charakteru wydarzenia oraz uzgodnionego scenariusza.
Czy organizujecie bankiety firmowe?
Tak. Bankiet może obejmować indywidualnie dopasowane menu, obsługę kelnerską, wykorzystanie sceny i multimediów oraz późniejszą oprawę muzyczną. Dokładny format zależy od charakteru spotkania.
Czy można zorganizować prywatną imprezę?
Tak. W XOXO Party organizujemy urodziny, jubileusze i inne prywatne celebracje. W zależności od ustaleń wydarzenie może wykorzystywać między innymi parkiet, strefy do siedzenia, bary, DJ-a, catering, scenę i ekrany.
Czy można wynająć klub na wyłączność?
Tak. Wariant na wyłączność pozwala przygotować zamknięte wydarzenie dla własnych gości, z indywidualnym harmonogramem oraz ustalonym sposobem wykorzystania przestrzeni i obsługi.
Zacznij od charakteru wydarzenia, a resztę dopasujemy do niego
Jeżeli rozważasz XOXO Party na swoje wydarzenie, nie musisz zaczynać od gotowej listy usług. Określ okazję, liczbę gości i to, jak ma przebiegać wieczór. Na tej podstawie łatwiej dobrać przestrzeń, catering, technikę i kolejne elementy tak, aby tworzyły jeden spójny scenariusz.
Poznaj XOXO Party i sprawdź możliwości przestrzeniKontakt
