Atrakcje na imprezy firmowe najczęściej wybiera się jak pozycje z katalogu: jedna na początek, druga po kolacji, kolejna przed DJ-em. Problem pojawia się wtedy, gdy każdy z tych punktów wymaga od gości pełnej uwagi. Po dwóch godzinach uczestnicy nie czują już, że są na spotkaniu zespołu, lecz że realizują kolejne elementy programu.
Znacznie lepiej potraktować uwagę gości jak ograniczony budżet. W ciągu jednego wieczoru można kilka razy zebrać wszystkich wokół sceny, prezentacji czy wspólnego momentu, ale pomiędzy nimi potrzebny jest czas, w którym nic nie wymaga patrzenia w jednym kierunku. Wtedy pojawiają się rozmowy, catering, ruch między strefami i spontaniczna integracja.
W XOXO Party organizujemy wydarzenia firmowe w klubie i przestrzeni eventowej w centrum Warszawy. Scena, ekran 16 m², 13 telewizorów, nagłośnienie, oświetlenie, catering, trzy bary, DJ i strefy VIP pozwalają budować wieczór o zmiennym rytmie. Kluczowe jest jednak nie to, ile elementów wykorzystamy, ale kiedy poprosimy gości o uwagę, a kiedy oddamy im swobodę.
Każda atrakcja ma koszt uwagi
Atrakcja może trwać tylko dziesięć minut, a mimo to zająć znacznie więcej miejsca w wieczorze. Trzeba zebrać uczestników, wygasić rozmowy, skierować uwagę na scenę, przeprowadzić punkt i później ponownie uruchomić swobodną atmosferę. Jeśli takich przejść jest wiele, event staje się poszatkowany.
Przed dodaniem kolejnego elementu warto więc zapytać nie tylko „czy to będzie ciekawe?”, lecz także „czy chcemy właśnie w tym momencie przerwać to, co goście robią?”. Jeżeli odpowiedź jest niepewna, lepiej pozostawić atrakcję dostępną w tle albo całkowicie z niej zrezygnować. W przypadku planowania pełnego wieczoru możemy wspólnie dobrać proporcje programu w ramach naszej oferty imprez firmowych w XOXO Party.
Pełne skupienie
Scena, prezentacja, przemówienie lub wspólny pokaz. Wszyscy patrzą w jednym kierunku, więc taki moment powinien mieć wyraźny powód.
Uwaga dobrowolna
Element dostępny w tle nie zatrzymuje całej imprezy. Gość może podejść, zainteresować się nim i później wrócić do rozmowy.
Swobodna energia
DJ, parkiet, bary i strefy rozmów pozwalają uczestnikom samodzielnie zdecydować, gdzie chcą spędzać kolejną część wieczoru.
Najpierw zaznacz momenty, których nie wolno przegapić
Dobry harmonogram można zacząć od pustej kartki i wpisać tylko wydarzenia, przy których naprawdę potrzebni są wszyscy. Może to być powitanie, krótkie podsumowanie roku, wyróżnienie pracowników, premiera materiału albo wystąpienie zarządu. Dopiero wokół tych punktów warto układać pozostałe atrakcje.
Jeżeli każda kolejna pozycja również wymaga zebrania całej sali, pojawia się sygnał ostrzegawczy. Goście potrzebują również czasu, który nie jest zarządzany centralnie. Właśnie wtedy mogą wrócić do rozmowy rozpoczętej przy wejściu, poznać osobę z innego działu albo po prostu odpocząć przed bardziej dynamiczną częścią wydarzenia.
Test przed wpisaniem atrakcji do harmonogramu
✓ Czy ten punkt naprawdę wymaga obecności wszystkich gości?
✓ Czy ma wyraźny początek i koniec?
✓ Czy wnosi coś innego niż poprzedni punkt programu?
✓ Czy po nim pozostawiamy czas na swobodne rozmowy?
✓ Czy usunięcie tej atrakcji pogorszyłoby wydarzenie, czy tylko skróciło listę?
Atrakcje na imprezy firmowe powinny zmieniać tempo, a nie tylko temat
Dwa różne pokazy ustawione jeden po drugim nadal tworzą ten sam rodzaj doświadczenia: uczestnik stoi lub siedzi i obserwuje. Program wydaje się różnorodny na papierze, ale dla gościa przez dłuższy czas nic się nie zmienia. Dlatego atrakcje warto różnicować także według sposobu uczestnictwa.
Po fragmencie wymagającym skupienia dobrze działa część, która oddaje uczestnikom kontrolę. Po dłuższym okresie rozmów można natomiast wprowadzić wyraźny wspólny moment. Później muzyka i parkiet pozwalają zwiększyć energię bez konieczności kolejnego zatrzymywania całej grupy. Tak powstaje rytm, a nie ciąg osobnych numerów.
Catering nie jest przerwą między atrakcjami
Jednym z najczęściej niedocenianych fragmentów eventu jest czas przeznaczony na jedzenie. Organizator patrzy na niego jak na logistyczną konieczność, tymczasem z perspektywy uczestnika może to być jeden z najważniejszych momentów wieczoru. Ludzie przemieszczają się, spotykają przy cateringu, zmieniają rozmówców i przestają patrzeć na program.
Dlatego osoby wpisujące w wyszukiwarkę hasło „catering na imprezę Warszawa” powinny oceniać nie tylko menu. Równie ważne jest to, gdzie i kiedy pojawia się serwis oraz co wydarzy się bezpośrednio przed nim i po nim. W XOXO Party menu dopasowujemy do charakteru wydarzenia, mamy trzy bary i zapewniamy obsługę kelnerską. Catering może więc zostać wpisany w rytm całego eventu zamiast funkcjonować obok niego.
Model 20–40–40: prosty sposób na sprawdzenie przeładowanego programu
Nie istnieje jedna idealna proporcja dla każdego wydarzenia, ale jako kontrolę planu można zastosować prosty model orientacyjny. Wyobraź sobie cały czas eventu jako 100 procent uwagi uczestnika. Około jednej piątej może zajmować to, co wymaga wspólnego skupienia. Kolejna część może należeć do cateringu, rozmów i swobodnego korzystania z przestrzeni. Reszta wieczoru przechodzi w bardziej otwarty tryb, w którym główną rolę przejmują muzyka, parkiet, bary i indywidualne decyzje gości.
Nie chodzi o odmierzanie minut stoperem. Model służy wyłącznie do wykrywania sytuacji, w której 70 albo 80 procent wieczoru zostało już zaplanowane jako obowiązkowy program. Jeżeli po naniesieniu wszystkich punktów niemal nie zostaje miejsca na spontaniczność, warto część z nich usunąć albo połączyć.
20% – wspólny fokus
Powitanie, prezentacja, wyróżnienia, podsumowanie lub inny punkt, którego naprawdę nie powinno się przegapić.
40% – przepływ
Catering, bary, rozmowy i dobrowolne elementy działające bez zatrzymywania wszystkich uczestników.
40% – energia
DJ, parkiet i późniejsza część wydarzenia, w której program nie musi już sterować zachowaniem całej grupy.
Jedna dobra atrakcja może być mocniejsza niż pięć średnich
Firmowy event nie musi udowadniać swojej wartości liczbą pozycji w harmonogramie. Jeżeli jeden punkt tworzy mocny wspólny moment, później staje się tematem rozmów i dobrze łączy dwie części wydarzenia, spełnia kilka funkcji jednocześnie. Pięć drobnych atrakcji może natomiast konkurować ze sobą o czas i uwagę.
Przy zamkniętym wydarzeniu możemy przygotować w XOXO Party własny harmonogram, wykorzystać scenę i multimedia oraz dopasować DJ-a do wytycznych firmy. Dodatkowe atrakcje ustalamy indywidualnie w zależności od planu i dostępności. Dzięki temu nie trzeba zaczynać od gotowej listy – można najpierw ustalić, gdzie w wieczorze rzeczywiście brakuje mocniejszego akcentu.
Charakter całej przestrzeni oraz jej możliwości pokazujemy również na stronie głównej XOXO Party. Jeśli wydarzenie ma mieć bardziej uroczysty charakter, warto porównać ten model także z naszym podejściem do bankietów i gal, gdzie proporcje między częścią oficjalną a późniejszą swobodą mogą wyglądać inaczej.
FAQ – jak dobierać atrakcje na imprezy firmowe?
Ile atrakcji warto zaplanować na imprezę firmową?
Nie ma jednej właściwej liczby. Lepszym kryterium jest ilość czasu wymagającego pełnego skupienia gości. Jeżeli kolejne punkty zaczynają zabierać czas na rozmowy, catering i spontaniczną integrację, program prawdopodobnie jest już zbyt gęsty.
Czy wszystkie atrakcje powinny angażować cały zespół?
Nie. Wspólne punkty są potrzebne, ale część programu może działać dobrowolnie. Uczestnik powinien mieć możliwość rozmowy, jedzenia, korzystania z baru czy przejścia na parkiet bez poczucia, że opuszcza obowiązkową część wydarzenia.
Jakie elementy możemy wykorzystać podczas eventu w XOXO Party?
Dysponujemy sceną, ekranem 16 m², 13 telewizorami, profesjonalnym nagłośnieniem i oświetleniem, trzema barami oraz przestrzenią do części klubowej. Oferujemy również catering, obsługę kelnerską, DJ-a i koordynację wydarzenia. Dodatkowe atrakcje ustalamy indywidualnie.
Czy catering można traktować jako część programu?
Tak. Czas serwisu jest naturalnym momentem swobodnego ruchu i rozmów. Dobrze zaplanowany może oddzielić dwa bardziej skupione fragmenty wydarzenia albo przygotować płynne przejście do późniejszej części wieczoru.
Czy można wynająć cały klub wyłącznie dla jednej firmy?
Tak. Przy wynajmie całego klubu firma otrzymuje prywatność, możliwość przygotowania własnego harmonogramu, indywidualne menu i strefę cateringową, dedykowanego DJ-a oraz wykorzystanie multimediów zgodnie z ustalonym scenariuszem.
Zamiast dodawać kolejną atrakcję, zaprojektuj cały rytm wieczoru
Najlepszy program nie musi być najdłuższy. Wspólnie możemy zaplanować momenty skupienia, catering, swobodną integrację i klubowy finał tak, aby każda część wydarzenia miała własną funkcję i nie walczyła o uwagę uczestników.
Sprawdź możliwości organizacji imprezy firmowej w XOXO Party →
Kontakt
